Bokningar

Under Admin → Bokningar ser du alla bokningar på en sida. Du kan filtrera på Alla, Preliminära, Saknade uppgifter, Sista dag passerad och Behöver godkännas.

Beställning och bokningsnummer

Allt som bokaren checkar ut på en gång är en beställning med ett bokningsnummer, till exempel B-10234, som bokaren kan läsa upp i telefon.

En beställning kan innehålla flera delar – en stuga, en cykelhyra, en plats på en kurs – på olika resurser. Delarna bokas och betalas tillsammans, men lever sedan var för sig: egen faktura, egen avbokning och egen återbetalning.

Du kan se en beställnings historik: vad som har ändrats och när.

Godkänna och avslå

Bokningar på prisregler som kräver godkännande hittar du med filtret Behöver godkännas.

• Du godkänner per del. Du kan godkänna stugan och avslå kanoten i samma beställning.
• Du kan godkänna eller avslå en del i taget, eller alla väntande på en gång.
• Att avslå är detsamma som att avboka.

Avboka

• När du avbokar får bokaren alltid tillbaka hela beloppet, oavsett hur nära starten det är.
• Du anger en anledning, som bokaren ser. Det finns färdiga formuleringar att utgå från.
• Avsändaren visas som “personal”, aldrig med ditt namn.

Bokaren kan själv avboka från beställningens sida i Mina bokningar, enligt era avbokningsvillkor (se Betalning och fakturor). Den möjligheten stänger senast en timme före start. Du kan alltid avboka.

Boka åt någon annan

När någon ringer in kan du boka en resurs åt personen.

• Personen blir både den som bokar och den som betalar. Hen får bekräftelsen, ser bokningen i Mina bokningar och kan ändra eller avboka den själv.
• Det är personens behörighet och rabatter som styr priset, inte dina.
• Det går inte att lägga till tillägg eller göra en preliminär bokning den här vägen.

Återkommande bokningar

En återkommande bokning är samma tider varje vecka, 2–20 gånger, på en timresurs och med en prisregel.

• Den bokas som en helhet: går en av tiderna inte att få bokas ingenting.
• Varje tillfälle kan sedan godkännas, faktureras och avbokas för sig – eller resten av serien på en gång.

Preliminära bokningar

En preliminär bokning passar skolor och företagsgrupper som inte vet exakt hur många de blir.

• Platserna hålls, och antal och deltagare kan ändras. Saknade uppgifter syns i listan.
• När beställningen slutförs – av bokaren eller av dig – låses priset och fakturan skapas.
• Sista dag för uppgifter är vägledande. Ingenting händer automatiskt när den passerar. Du hittar de bokningarna med filtret Sista dag passerad och slutför eller avbokar dem.

Preliminära bokningar ingår inte för alla. De kan aktiveras för er verksamhet, ställs in på kortet Preliminära bokningar under Verksamhetsinställningar och fungerar bara med faktura som betalsätt.

Dagslista

Dagslistan är en utskrivbar lista för en dag med:

• utlämning av utrustning, per deltagare och storlek
• aktivitetstillfällen med deltagarlistor
• ankomster och avresor.

Dagslistan sparar ingenting – det du bockar av på den finns bara på papperet.

Hos en del verksamheter har beställningen en QR-kod som du kan skanna vid disken för att komma direkt till Dagslistan. Den kan aktiveras för er verksamhet.

Vad bokaren får veta

Bokaren får automatiskt:

• en bekräftelse per beställning
• ett ändringsmeddelande för varje sparad ändring – en del tillagd, en vistelse förlängd, en del avbokad, ett godkännande, en slutförd preliminär bokning.

Bekräftelser och ändringsmeddelanden går inte att stänga av.

Bokaren kan själv lägga till delar i en befintlig beställning och förlänga en vistelse. Det blir nya delar, och bara mellanskillnaden debiteras.

Vad andra ser i kalendern

Den som inte är bokaren eller personal ser bara att tiden är upptagen. Du som personal ser allt.

Hos en del verksamheter kan en bokning också ha en offentlig bokningsanteckning som alla ser, till exempel “Lagets planeringsmöte”. Den finns bara på timresurser och kan aktiveras för er verksamhet. Du kan rensa en bokningsanteckning.

Vanliga frågor

“Bokaren kan inte avboka.” Bokarens egen avbokning har stängt – senast en timme före start, eller tidigare enligt avbokningsvillkoren. Du kan alltid avboka.

“Jag tog bort bokningen från föreningens grupp, men tiden är fortfarande bokad.” Att ta bort den från gruppen avbokar inte. Avboka delen i beställningen.