Kom igång

Alla kan se Verksamhetsinställningar, men bara en Administratör kan ändra dem.

Er egen bokningssida

Er verksamhet har en egen adress, {namn}.folkeportal.se, med er logga, era färger och de språk ni har valt. Det är där era bokare bokar, och det är där ni som personal sköter systemet: när du är inloggad med rätt roll har menyn en sektion som heter Admin.

Så sätts det upp

Uppsättningen görs av oss. Ni skapar inte webbplatsen själva – det börjar med att ni fyller i formuläret, och sedan lägger vi upp er verksamhet.

Den som fyllde i formuläret får rollen Superadministratör och kan därefter ge kollegor roller.

Vem får göra vad

Varje roll kan allt som rollerna under den kan.

Roll	Kan
Användare	Alla med konto. Boka, se Mina bokningar, Meddelanden och Min kalender.
Redaktör	Allt i adminmenyn utom Användarhantering och Avtal: resurser, aktiviteter, prisregler, spärrade tider, paket, bokningar, fakturor och bidrag. Kan boka åt någon annan.
Administratör	Allt ovan, plus Användarhantering, Avtal och att ändra Verksamhetsinställningar.
Superadministratör	Allt ovan, plus att signera avtal.

Du kan bara ge eller ändra roller som ligger under din egen, och aldrig din egen roll. En Administratör kan alltså göra någon till Redaktör, men inte till Administratör. Mer om det under Användare och roller.

Verksamhetsinställningar

Under Admin → Verksamhetsinställningar finns inställningarna som gäller hela er verksamhet, ett kort för varje:

• Språk
• Bokningsregler
• Påminnelser
• Preliminära bokningar
• Avbokningsvillkor
• Hero-bild
• Områdeskarta
• Lagringstid för bidragsansökningar
• Personuppgiftsansvarig

Under korten finns Adminsidor, med snabblänkar till resten av adminmenyn.

En Redaktör ser alla kort. De som bara en Administratör får ändra är märkta “Ändras av administratör”.

Verksamhetsinställningar syns för besökarna efter nästa uppdatering

Det här gäller bara korten på Admin → Verksamhetsinställningar. När du sparar ett av dem syns ändringen direkt på Admin, men besökarna på er bokningssida ser den först efter nästa uppdatering av webbplatsen. Ser du inte ändringen på bokningssidan direkt är den alltså inte borta – den är sparad och kommer med nästa uppdatering.

Allt annat du ändrar – till exempel resurser, aktiviteter, prisregler och spärrade tider – syns för besökarna direkt.

Språk

Ni väljer vilka språk webbplatsen erbjuds på. Svenska är grunden. Namnen på era resurser räcker det att skriva på ett språk.

Bokningsregler

Bokningsregler är en text för hela verksamheten, en per språk. Bokaren måste kryssa i att de har läst den när de bokar, bredvid resursens egna ordningsregler. Lämnar ni texten tom visas ingen kryssruta.

Bokningsregler är inte samma sak som Prisregler (när, hur länge och till vilket pris en resurs kan bokas) eller resursens ordningsregler (det som gäller just den resursen).

Påminnelser

Folke skickar en påminnelse en bestämd tid innan en bokning eller ett aktivitetstillfälle börjar – 24 timmar om ni inte ändrar det. Påminnelser går bara ut för godkända bokningar. Görs en bokning kortare tid än så före start skickas ingen påminnelse.

Personuppgiftsansvarig

Det är er verksamhet, inte Folke, som är personuppgiftsansvarig för era bokares uppgifter. Integritetssidan på er bokningssida hämtar ert namn, organisationsnummer och era kontaktuppgifter härifrån.

Hur era bokare loggar in

Bokarna loggar in med e-post och lösenord. En inloggning varar i 7 dagar utan aktivitet och som längst i 30 dagar.

Det här kan se olika ut hos olika verksamheter:

• Boka utan konto. Bokaren kan boka utan att först skapa ett konto: kontot skapas i bokningen, och e-postadressen bekräftas efteråt via länken i bekräftelsen.
• Obligatoriska profiluppgifter. Ni kan kräva att till exempel adressen är ifylld innan någon får boka.

Boka utan konto och obligatoriska profiluppgifter ställs in av oss och ändras inte från Admin. Hör av er om ni vill ha dem.

Vanliga frågor

“Jag sparade en inställning under Verksamhetsinställningar, men besökarna ser ingen ändring.” Korten på Admin → Verksamhetsinställningar syns för besökarna först efter nästa uppdatering av webbplatsen. Ändringen är sparad. Det gäller bara de inställningarna – resurser, prisregler och allt annat du ändrar syns direkt.

“Var lägger jag upp en ny resurs?” Resurser och aktiviteter har ingen rad i adminmenyn. Du redigerar dem direkt på resursens eller aktivitetens egen sida, där du som personal ser extra redigeringsknappar. Se Resurser.